申込書に名前を「記載する」と「記入する」。どちらを使うべきか迷ったことはありませんか？どちらも書類に文字を書くときに使いますが、注目する点が違います。「記載」は書類などに内容を書き記すこと、「記入」は決められた欄などに書き入れることです。
この記事では、両者の意味と使い分けを、申込書や案内文の例でわかりやすく整理します。
「記載」と「記入」の違いを一言でいうと
記載は「書類などに内容を書き記すこと」、記入は「決められた場所に書き入れること」です。記載は、書く行為だけでなく、書類に書かれた内容そのものにも使えます。一方、記入は、氏名欄や回答欄など、用意された場所に文字や数字を入れる場面でよく使います。
たとえば、申込書の氏名欄に名前を書くなら「氏名を記入する」。書類を見て書かれた情報を確かめるなら「記載内容を確認する」が自然です。ただし、書類の欄に書く行為を「記載する」と表すこともあり、両者が必ずしも排他的というわけではありません。
「記載」とは？
「記載（きさい）」は、書類や書物などに情報を書き記すことです。また、書き記された文章や内容を指す場合もあります。案内文・契約書・説明書など、文書にどんな情報が載っているかに注目するときに使いやすい言葉です。
「開催日時を案内文に記載する」は情報を書き載せる行為、「案内文の記載に誤りがある」は書かれた内容について述べています。「記載」は、長い文章や正式な書類だけに限る言葉ではありません。
「記入」とは？
「記入（きにゅう）」は、所定の用紙や欄などに、文字や数字を書き入れることです。申込書の氏名欄、アンケートの回答欄、出席簿など、どこに書くかが決まっている場面でよく使います。
「住所を記入する」「空欄に数字を記入する」のように、書く人の動作に注目した表現が自然です。紙に手書きする場合だけを指すわけではなく、オンラインのフォームでも「必要事項を記入してください」と案内できます。ただし、画面の操作を具体的に表したいなら「入力してください」もわかりやすい表現です。
「記載」と「記入」の例文を比較
記載を使う例
- 資料に問い合わせ先を記載する。
- 契約書の記載内容を確認する。
- 案内文に記載された集合時間を確認する。
記入を使う例
- 申込書の氏名欄に名前を記入する。
- アンケートの空欄に回答を記入する。
- 必要事項を記入して提出する。
「申込書に住所を記載する」と「申込書の住所欄に住所を記入する」は、どちらも使えます。前者は書類に情報を載せること、後者は指定された欄を埋めることに焦点があります。「記載＝書かれた後」「記入＝書く前」と時点だけで区別する必要はありません。
「記載」「記入」「記述」の違い
似た言葉に「記述（きじゅつ）」もあります。記述は、事柄を文章にして書き表すことです。内容を文書に載せるなら「記載」、決められた欄を埋めるなら「記入」、文章で説明するなら「記述」と考えると整理しやすくなります。
たとえば「報告書に開催日時を記載する」「申込書の氏名欄に名前を記入する」「出来事の経緯を文章で記述する」です。自由記述欄に文章を書くときは、「欄への記入」と「内容の記述」の両方の見方ができます。
まとめ
「記載」は書類などに情報を書き記すことや、その書かれた内容。「記入」は決められた欄などに文字や数字を書き入れることです。書類に何が書かれているかを示すなら「記載」、指定された場所を埋める動作なら「記入」を目安に使い分けてみてください。
参考文献・出典
この記事は、以下の公開ページを参考に、意味や使い分けを独自に整理したものです。本文の例文と図解案は本記事のために作成しています。
- 公益財団法人日本漢字能力検定協会「漢字ペディア：記載」
確認した内容：書物・書類などに書いて載せること、またその文や内容という意味。 - 国語辞典オンライン「記入」
確認した内容：決められた場所に決められた内容を書き記すという意味。 - 公益財団法人日本漢字能力検定協会「漢字ペディア：記述」
確認した内容：文章に書き記すこと、またその文章という意味。 - コトバンク「記載」（小学館『デジタル大辞泉』『精選版 日本国語大辞典』）
確認した内容：書類・書物などに書き記すこと、またその内容という意味。 - コトバンク「記入」（小学館『デジタル大辞泉』『精選版 日本国語大辞典』）
確認した内容：所定の用紙や欄などに字句や数字を書き入れるという意味。
閲覧日：2026年9月27日