「報告書に経緯を記述する」「申込書に氏名を記載する」。どちらも何かを書く場面で使いますが、どう使い分ければよいのでしょうか。
使い分けのポイントは、内容を文章で述べることに着目するのか、書類などに情報を書き記すことに着目するのかです。
この記事では、「記述」と「記載」の意味の違いを、報告書や申込書などの例文とともに解説します。似た言葉の「記入」との違いも紹介します。
「記述」と「記載」の違いを一言でいうと
「記述」は、内容を文章で書き表すこと。「記載」は、書類や書物などに情報を書き記すことです。
| 記述 | 記載 |
|---|---|
| 内容を文章で書き表す | 書類などに情報を書き記す |
| 文章として述べることに着目する | 何かに書いてある・書き入れることに着目する |
| 例：事故の経緯を記述する | 例：申込書に連絡先を記載する |
たとえば、事故が起きた経緯を文章にまとめるなら「記述」。申込書に連絡先を書くなら「記載」が使いやすいでしょう。
ただし、二つの意味は重なります。報告書に経緯を書いた場合は、「経緯を記述した」とも「経緯を記載した」ともいえます。文章としてどう述べるかを見るなら「記述」、書類に何を書いたかを見るなら「記載」が目安です。
「記述」とは？
「記述（きじゅつ）」は、物事の内容を文章にして書き表すことです。書かれた文章そのものを指すこともあります。
状況や経緯、考えなどを、読み手に伝わるように文章で述べる場面で使いやすい言葉です。
「記述」を使う場面
- 調査で分かったことを、報告書に記述する。
- 事故が起きるまでの経緯を、順序立てて記述する。
- アンケートの自由回答欄に、改善してほしい点を記述する。
- 記事の記述が分かりにくいため、表現を見直す。
たとえば、店舗の調査で「入口が混雑していた」とだけ書くよりも、「開店直後は、受付を待つ人が入口付近に集まっていた」と書けば、状況が具体的に伝わります。このように、見聞きしたことを文章にする場面で「記述する」が使えます。
なお、記述は必ずしも長い文章とは限りません。一文でも、内容を文章として表していれば記述といえます。
参考：コトバンク「記述」
「記載」とは？
「記載（きさい）」は、書類や書物などに情報を書き記すことです。
何かに情報を書く場面だけでなく、「説明書に記載されている」のように、情報が書かれていることを伝える場面でも使います。
「記載」を使う場面
- 申込書に、氏名と連絡先を記載する。
- 案内状に、会場の住所を記載する。
- 報告書に、調査の実施日を記載する。
- 詳しい手順は、説明書に記載されている。
たとえば、イベントの案内状に「日時・会場・参加費」を書く場合は、それぞれの情報を案内状に載せることに着目して「記載する」と表現できます。
記載する内容は、氏名や日付のような短い情報に限りません。長い説明文でも、書類などに書かれていることを表すなら「記載」が使えます。
この記事では、日常や仕事で使う意味を中心に扱います。生物の分類に関わる専門用語としての「記載」もあります。
参考：コトバンク「記載」
「記述」と「記載」の使い分けを例文で比較
報告書を作る場合
例文：トラブルが発生した経緯を、報告書に記述した。
何が起きたのかを、文章として述べる場面です。出来事の順序や状況を伝えることに着目しています。
例文：トラブルの発生日時と担当者名を、報告書に記載した。
報告書に必要な情報を書き記す場面です。日時や名前が、書類に書かれていることに着目しています。
アンケートに答える場合
例文：サービスを利用した感想を、自由回答欄に記述する。
自分の感想を文章にして答える場面です。
例文：回答者の年代を、所定の欄に記載する。
求められた情報を書き入れる場面です。この場合は「記入する」も使えます。
同じ文章について使う場合
例文：作業手順を、マニュアルに記述した。
例文：作業手順を、マニュアルに記載した。
この場合は、どちらも自然です。「記述した」では手順を文章で説明したこと、「記載した」では手順がマニュアルに書かれていることに意識が向きます。
このような使い分けは、辞書の意味を踏まえて、実際の場面に合わせて整理した目安です。
迷いやすいポイント
「記述」は長文、「記載」は短文という違い？
文章の長さだけでは区別できません。
短い説明でも記述と呼べますし、数ページにわたる説明について「詳細は別紙に記載しています」と伝えることもできます。文字数より、文章で述べることと、書類などに書き記すことのどちらに着目するかで考えましょう。
「記述」は主観、「記載」は客観という違い？
主観か客観かだけでも分けられません。
「観察した事実を記述する」のように、客観的な内容にも「記述」を使います。一方で、「申込書に参加の希望理由を記載する」のように、考えや希望を書く場合にも「記載」を使えます。
「記載」は紙に書く場合だけ？
紙に限らず、電子文書にも使えます。
たとえば「PDFの案内書に記載された連絡先をご確認ください」という表現は自然です。パソコンやスマートフォンで文字を打ち込む操作を表したい場合は、「入力する」も使いやすいでしょう。
似た言葉「記入」との違い
「記入（きにゅう）」は、決められた用紙や欄などに、文字や数字を書き入れることです。
「記述」「記載」と比べると、用紙や欄を埋める場面を表しやすい言葉です。
記述：内容を文章で書き表す
例文：今回の取り組みで工夫した点を、文章で記述する。
何をどのように述べるかに着目しています。
記載：書類などに情報を書き記す
例文：案内状に、会場の住所を記載する。
書類などに情報を載せることに着目しています。
記入：所定の用紙や欄に書き入れる
例文：申込書の氏名欄に、名前を記入する。
決められた場所に必要な情報を書き入れる場面です。
ただし、三つの言葉は重なります。たとえば、所定の自由回答欄に感想を文章で書いた場合は、「感想を記述した」「回答欄に感想を記載した」「回答欄に記入した」のいずれも、文脈に応じて使えます。
参考：コトバンク「記入」
まとめ
- 記述は、内容を文章で書き表すこと。
- 記載は、書類や書物などに情報を書き記すこと。
- 長文か短文か、主観か客観かだけで区別するものではない。
- 記入は、決められた用紙や欄などに文字や数字を書き入れること。
迷ったときは、文章として述べるなら「記述」、書類などに情報を書くなら「記載」、所定の欄に書き入れるなら「記入」を目安にすると、使い分けやすくなります。
参考文献・出典
- コトバンク「記述」（デジタル大辞泉・精選版 日本国語大辞典）
確認した内容：読み方、文章にして書き表す意味、書かれたものを指す用法、事物の特質を客観的・組織的に述べる意味。 - コトバンク「記載」（デジタル大辞泉・精選版 日本国語大辞典）
確認した内容：読み方、書類や書物などに書き記す意味、書かれた内容を指す用法、生物分類に関わる専門的な意味。 - コトバンク「記入」（デジタル大辞泉・精選版 日本国語大辞典）
確認した内容：読み方、所定の用紙や欄などに文字・数字を書き入れる意味。
閲覧日：2026年10月25日
※本文の例文は、辞書の意味を踏まえて独自に作成しています。使い分けの説明には、実際の使用場面に即した整理を含みます。